契約書監査に備える5つのコツ

契約書は合意して署名したらそれで終わりではありません。契約書で合意した内容がビジネスに反映されていることが重要です。そのため、最近では契約書の監査も増えてきています。今回は、契約書監査に備えるための5つのポイントを紹介します。

契約は、当事者がお互いにサービスや支払いを提供することに合意する法的な仕組みであり、ビジネスに不可欠な手段となっています。しかし、リスクの高い状況や長期にわたるパートナーシップでは、双方の当事者が、相手が契約の条件を忠実に満たしていることを信頼するだけでは十分ではありません。

そこで契約監査の出番です。M&A取引などの取引において、法的リスクからお客様を守るために役立ちます。取引開始時を含め、定期的に監査を実施することで、M&A取引の双方の参加者は、ビジネスパートナーが契約上の義務を遵守しているかどうかを確認することができます。

契約監査は多くの組織にとって困難なものですが、M&Aのデューデリジェンス調査の主要な部分であり、十分な準備をしておけば、より簡単に対処することができます。次回の監査の通知を受けたばかりの企業でも、次の監査に先手を打ちたい企業でも、この記事では、契約監査に備えるための5つの重要なステップをご紹介します。

1. すべての契約を収集し、整理する

契約監査の準備をするための最初のステップは、監査人が調査するための契約ポートフォリオを収集し、整理することです。関連する契約は、ビジネスの性質によって異なりますが、以下のものが含まれます。

  • 顧客契約
  • サプライヤーとベンダーとの契約
  • 雇用契約書
  • 融資契約
  • ローンとクレジット契約
  • 不動産賃貸と抵当権
  • 保険契約
  • 製品保証
  • サービス・保守契約
  • 秘密保持契約と守秘義務契約
  • 独占禁止契約と非競争契約
  • 特許、商標、知的財産権契約
  • ITハードウェアとソフトウェアのライセンスと購入

2. よくある質問や要望をリサーチする

すでに契約監査を受けたことがある方は、知恵と経験があるという利点があります。しかし、契約監査を受けたことがない場合は、そのプロセスがどのように行われるのかを理解し、準備をしておきましょう。

契約に関連してよくある質問や問い合わせに備えて、事前に計画を立てておきましょう。例えば、監査のスコープとタイムラインはどのように提案されていますか?監査人の主な目的は何ですか?どのような基準で評価されますか?監査人は、プロセス中にどのような文書を要求する可能性が高いですか?など。

3. 問題点とギャップを特定する

どんなにうまくいっている企業であっても、コンプライアンス上の問題や隠れた契約の抜け穴があり、法的リスクにさらされている場合があります。契約監査プロセスの目的は、契約締結前にこれらの問題やギャップを特定し、それらを修正して解決することにあります。契約監査プロセスは、懲罰的なものではなく、その目標は、M&A取引の成功の最大のチャンスを与えるために、当事者双方のビジネスと法的リスクを制限することです。発見したミスを責任転嫁しようとするのではなく、建設的に解決する方法に焦点を当てることが最善の道です。

4. 必要に応じて他のチームと協力する

契約監査は、法務チームだけのものだと誤解されがちですが、他のチームとの協力関係を築くことで、契約監査を成功させることができます。組織内の他のチームとの協力と協力を促すことは、契約監査を成功させるための重要なポイントです。

監査人は、財務、営業、マーケティング、物流など、組織内の様々な役割を持つ人々と話をする必要があるかもしれません。監査の主な目的は、欠陥を見つけることではなく、コンプライアンスを確実にすることであることを従業員に安心させてください。

5. ソフトウェアを導入することで

あなたのビジネスが成長するにつれて、あなたは、任意の時点でアクティブな契約の数百または数千を持っている可能性があります。それぞれの契約の納期や成果物を把握しようとすると、一人の人間が処理するにはあまりにも多くのことが必要になります。

ビジネス契約が管理不可能になっていることに気付いた場合、または従業員の貴重な時間を無駄にしたくない場合は、負担を軽減するために専用の契約管理ソフトウェアを使用することを検討してください。専用の契約管理ソフトウェアは、契約管理プロセスをより効率的かつ生産的なものにするために必要な機能を提供しています。

解説

今回紹介した記事では、M&Aに関連した契約書の監査に注目していましたが、これはどのような契約書でも同じです。知財の場合、ライセンス契約が監査の対象になることがおおいのではないでしょうか?

ライセンス契約でロイヤルティーが発生する場合、(契約に監査の権限が明記されているなら)定期的に監査を行った方がいいと思ってます。ライセンシーが適切にロイヤルティーを計算してくれていると思いますが、ほとんどのレポートは紙切れ1枚程度なので何も詳細はわかりません。

また、製品も変わっていくし、担当者も変わっていくでしょう。そうすると引き継ぎやミスコミュニケーションでライセンス対象製品が正しくカウントされていないということも起こることは容易に予測できます。

また、ライセンシー側であっても、コンプラアンスは重要な点なので、監査の連絡が来る前事前にライセンス契約に沿った対応がなされているか定期的に確認することがいいでしょう。もしかしたら、プロアクティブに何らかの社内の自主監査を行った旨や簡単なレポートをライセンサーに伝えると喜ばれるかもしれません。ライセンスはお互いの関係が重要なので、敵対関係になるよりも、有効な関係を築いていきたいものです。

そのためにも、Contract Management softwareの導入などを行い、人的なリソースを圧迫しない形で契約書の管理と監査プログラムを展開できるといいと思います。

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まとめ作成者:野口剛史

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