特許事務所が企業クライアントの明細書を書く場合、ほとんどが後払いだと思います。ちかも月末に請求書を作成して、支払われるのに1ヶ月から2ヶ月かかるのがほとんどではないでしょうか？
でも今はオンラインツールやオンライン決算が普及していて、コンピュータに詳しくない人でも簡単に使える時代になりました。そこで、仕事の納品と同時に支払いをしてもらうシステムを導入して、すぐにお金を支払ってもらうようにしたらどうでしょうか？
具体的には、こんな感じです。
- 依頼されていた明細書が完成
- クライアントに納品する際に、PandaDocなどのツールを使って納品をクラウド化する
- 納品したものがよければ、クラウド上で署名してもらって、そのままカード決済
- 支払いが済んだら、納品をPDFやWordなどでダウンロードしてもらう
納品はメールで行っているところがほとんどだと思いますが、それをクラウド化すると支払いまでの流れがとてもスムーズに行えます。
今回例に使ったツールはPandaDocというプロポーザルや契約の作成・交渉に使うもので、他にも似たようなツールはたくさんあります。なので、好きなものを使ったらいいでしょう。どのようなツールを使うにしても、今回のクラウド化化で収益改善を行うには、「納品のクラウド化」と「決算方法の統合」が大切になってきます。
納品のクラウド化で支払いまでの自然な流れ
納品のクラウド化は、納品と同時に支払いをしてもらうために重要なポイントです。メールの添付で納品してしまうと、メールを受け取った時点でクライアント側は欲しいものが得られてしまうので、そのタイミングで支払う動機がなくなります。しかし、PandaDocなどのツールを使ってクラウド化して納品すれば、納品の受け取り署名をして、支払いを済ませるまで、実際の特許明細書をPDFやWordでダウンロードできないようにすることができます。これで納品と同時に支払いをするような自然な流れができます。
クラウド化でクライアントへのサービス向上も
さらに納品のクラウド化はクライアント側にもメリットがあります。例えば、クラウド化していれば、納品する最終書類を実際にウェブ上で見ることができます。納品前のコメントや手直しもウェブ上で行えるので、メールで連絡を取り合うよりもより直感的に効率よくチェックや手直しができます。
支払い機能が統合されたツールは必須
そして、納品されたものがよければ、統合化された支払いへ自動的に移行します。最近の契約作成ツールやプロポーザル作成ツールには支払い機能も付いているので、その機能を使って支払いを済ませてもらいます。
ほとんどの場合、さまざまな決算方法に対応しているので、支払いまでの流れがスムーズにできます。
最後に、支払いが完了したら、納品を所定のフォーマットでダウンロードできるようにします。
まとめ
今までメールなど手作業でしていた納品と請求の手続きをクラウド化して一本化することで、効率化が図れます。これで実際の作業から2ヶ月から3ヶ月待ってやっと支払われていた仕事が、納品と同じタイミングで支払われます。
オンライン決算には数パーセントの手数料がかかりますが、手作業で請求書を発行する手間や回収する手間が省けるので、その分はほぼ影響ないと思われます。あとカード決算に応じないクライアントがいれば、追加手数料を上乗せして請求書を発行するというようにすれば自然にカード決算に移行すると思います。
