自社にあった知財調査・分析ソフトを見つけるのは大変な作業です。まず組織のニーズを理解して、そのニーズに対応するソリューションを提供するソフトを見つける必要があります。そのためには、いくつもの考慮しなければならない点がありますが、今回は７つのポイントを紹介します。
１．データカバレッジ：知財分析ツールの基礎
様々なデータタイプを含み、それらがお互いに相関しているデータベースがあることが大切になってきます。必要なデータが使える形でアクセスできる状態であれば、マニュアルでおこなう作業を極端に簡略することができます。
そのため、使用するソフトのデータカバレッジに関する質問をベンダーにすることは重要です。例えば、追加データには費用がかかるのか、データ同士の相関関係があって重要な情報についてリンクしているかなど、単にアクセスできるデータベースの種類だけでなく、費用、相関性なども事前に確認しておくことが必要です。
２．データの正確性
正確で信頼できるデータは重要な知財における判断を下す上で必要不可欠です。しかし、不正確なデータを手作業で直すようなことに時間をかけるべきではありません。また、不正確なデータを元に、重要は経営判断をおこなうようなことがあってはいけません。
そのため、ベンダーにはデータの正確性をどう補償しているのか、また、データにエラーが見つかった場合、どのようにしてそのエラーが直されるのかなど、データの信頼性、正確性についての確認も重要です。
３．データへのアクセス性
知財調査や分析をおこなうには様々な検索方法があります。Keyword, Boolean, metadata or semanticなど、多くの検索手法がありますが、使用を検討しているツールがどのような検索方法に対応しているのかを確認することは重要です。
また、検索のしやすさ、使い勝手も重要です。例えば、検索の途中で検索条件を変えても最初からやり直さなくてよかったり、簡単に自社のポートフォリオだけを対照に検索できたり、検索方法が異なる方法での調査を合わせたり、検索結果から更に検索をかけるなど、利便性は効率化への大きな課題なので、この点についてもベンダーに確認することが重要です。
４．ビジュアライゼーション
検索結果を素早く確認するために、ビジュアライゼーション機能で見える化できていると作業効率が高まります。そのためツールに便利なビジュアライゼーション機能や分析機能が備わっているか確認するべきです。また、さらなる分析をするためにデータやビジュアルを出力できるか、できる場合、どのようなフォーマットで出力できるのかを確認するのも大切です。
５．レポーティング
調査・分析が済んだら、次は報告ですね。知財分析ツールにレポーティングをする機能があれば、報告資料の作成もスムーズにおこなえます。
分析ツールにシェアリングの機能があるか、ダッシュボードテンプレートがあるのか、また、レポートのフォーマットや内容をカスタマイズできるのかなども確認するといいでしょう。
６．ソフトの利便性
簡単な検索なのにプロセスが複雑だったり、UIがわかりづらかったり、便利な機能が見つからないようなツールだとストレスがたまります。なるべく直感的に、マニュアルを見なくてもすぐに使えるようなツールだとすぐに成果が出しやすいですね。
簡単な検索のworkflowがどうなっているのか、エキスパートもそうでない人も使えるツールなのか、トレーニングはあるのか、検索にかかる時間はどれくらいなのか？などソフトの利便性についても確認するといいでしょう。
７．サービス
ベンダーのサポート体制も重要です。最初のトランジションやonboardingがうまくいくかいなかはベンダーのサービスに影響されることが多いです。しかし、その後の継続的なアフターケアも大切です。
なので、ベンダーのサポート体制がどうなっているのかもソフトの購入前に確認しておきたい事項の１つです。
まとめ
購入を検討しているツールが上記のポイントや自社が求めている条件をすべて満たしているということはないでしょう。しかし、検討しているツールがいくつかあるのであれば、それらを上記のポイントや自社のニーズなどでランクをしてスコアーをつけることで、あるていど相対的な比較ができると思います。
知財分析ツールの導入は大がかりなものになる場合がおおいので、後悔を避けるためにも上記のような７つのポイントを押さえておく必要があります。
まとめ作成者：野口剛史
元記事著者：CPA Global（元記事を見る）
