共有時代の機密情報の管理と運営

技術やサービスが進化していく中、自社製品やサービスをすべて自前で提供していくには難しい時代になりました。つまり、時には企業機密に関わる情報も他社と共有しなければいけないことも多くなっています。しかし、大切な情報は共有された先でしっかり管理されているのでしょうか?

知的財産の管理もそのトレンドに沿って進化しなければいけません。新製品やサービスを開発するために、他社と情報を共有する場合、特に、自社の企業機密を共有する場合は、知財担当者が他社における管理も含めて確認しなければいけません。

一般的に、公開されていない情報を他社と共有する場合、Non-disclosure agreement (NDA)とよばれる秘密保持契約を結びます。NDAは比較的シンプルな契約書で、使用頻度も多いものですが、共有する情報の質や価値によっては、簡易的なNDAの内容では不安な点があります。

非公開情報を共有する場合、NDAが最も一般的な契約です。しかし、秘密を外部に漏らさないということが約束されていればいいので、他のタイプの契約にも秘密保持の義務が生じる場合があります。例えば、Memorandum of Understanding, development Agreement, Commercial Agreementなどの契約内容の一部として秘密保持の義務があることもあります。

企業機密を他社と共有する場合、事前に他社がどのように自社の企業機密を管理・運営しているのか確認するべきでしょう。また、抽象的な会話にとどまらず、以下のような具体的な質問をするといいでしょう。

  • Does Party B have a trade secret policy and associated procedures?
  • Does Party B provide education for its employees about the handling of trade secrets?
  • How does Party B handle access and access control procedures to limit the number of people having access to trade secrets?
  • What are the various protection mechanisms Party B has in place to protect trade secrets? Do these protection mechanisms include administrative, technical and legal measures?
  • Does party B conduct any regular audits of its process to handle trade secrets and if so how are these actually conducted?
  • Does Party B have a system or tool in use to underpin its process for handling trade secrets?

大前提として、情報の共有先は企業機密を尊重している会社でなくてはなりません。機密情報が共有先から漏洩してしまうと、会社の信用や今後の提携にも影響をおよぼします。また、提携していた会社を訴えなければいけないという最悪のケースも考えられます。このような状況を回避するためにも、事前のチェックが必要です。元記事著者のDonal O’Connell氏は、知財に特化したソフトウェアを提供するChawton Innovation Servicesという会社の従業員です。元記事は、Seyfarth Shaw LLP法律事務所の知財ブログへのゲスト投稿のようです。ベンダーという視点なのか、より実務的な提案が紹介されているとても読みやすい記事でした。

事業形態が「つながる」ことを必要とするモデルに変わりつつある時代、機密情報も他社と共有しなければいけない状況も少なくありません。そのような場合、簡単なNDAにとどまらず、共有されてからの管理体制や、共有先の機密情報に対する考え方を確認することが必要です。みなさんの会社では機密情報を他社と共有することはありますか?

まとめ作成者:野口剛史

元記事著者: Donal O’Connell. Seyfarth Shaw LLP  (元記事を見る

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