普段使っている特許管理ソフトやデータベースのリスクレベルを把握していますか？企業用の情報マネージメントサービスを提供している Iron Mountain という会社が日頃ビジネスで使っているソフトウェアに関するリスクレベルが簡単にわかるアンケートを実施しています。
このアンケートは３分ぐらいでできるもので、質問に回答していくだけで自社で使っているソフトウェアのリスクアセスメントができます。
ここで言うソフトウェアリスクとは、普段ビジネスで使っているソフトの配給元が他の会社に買われたり、合併したり、破産、製品の終了をおこなったときの自社事業への悪影響を表したものです。リスクレベルが高ければ高いほど、使っているソフトが使えなくなった時の事業への影響は大きくなります。
ここで考慮するポイントは以下のような点です：
- 使っているソフトウェアのタイプ
- ソフトウェアの重要性（事業をおこなうのに必須かどうか）
- SaaS（オンラインで使うツール）を使っているか
- ダウンタイムのコスト（失う売り上げや利益）
- ソフトウェア供給元の業績や規模
Iron Mountainが提供しているアンケートに答えると、これらの要素を総合的に考慮してソフトウェアリスクを審査してくれます。
このアンケートを実際にやってみて思ったことは、ソフトウェア導入の際に見逃している考慮点も結構あったということです。新しくソフトウェアを導入する際は、つい機能や使い勝手、UIなどに目が行きますが、データーのポータビリティなんかはあまり真剣に考えていませんでした。
特に、特許管理ソフト（Docket ソフト）は、自社の知財データがまとまっているところなので、クライドでアクセスできるSaaSベースのツールであっても、自社で一般的なフィーマット（CSVとかXMLなど）でいつでもダウンロードできたり、自動で自社のローカルサーバーやPCに定期的にデータベースをバックアップできるような機能は大事だなと思いました。
特許管理はデータが命です。特殊なソフトに依存しすぎると、そこにあるデータを新しいシステムに移管する時に膨大な時間がかかったり、費用がかかります。長年使っているソフトウェアでも、一度 Iron Mountain が提供しているアンケートツールを使ってソフトウェアリスクを把握してみませんか？
まとめ作成者：野口剛史
元記事著者： John Boruvka. Iron Mountain （元記事を見る）
