コロナ禍でUSPTOは電子署名のガイダンスを改訂し、DocuSignなどの商用プラットフォームで作成された電子署名を認めるようにしました。しかし、USPTOは「DocuSign署名」のすべてを受け入れているわけではなく、提出する書類の署名形式には注意が必要です。また譲渡書は別の法律が関わるため、関わる法律に対応する形式が求められます。最後に、外国出願でも多くの国が電子署名に対応していますが、国ごとに違いがあるので、出願国に対応した対策が求められます。
コロナ禍で電子署名への流れが加速的に進む
Covid-19が流行する前、米国特許商標庁の電子署名に関する規則では、発明者は2つのスラッシュの間に署名をタイプするか、以前に作成したウェット式またはインク式の署名のレプリカをグラフィックで挿入したものを使用する必要がありました。
パンデミックの初期に、USPTOは電子署名のガイダンスを改訂し、DocuSignなどの商用プラットフォームで作成された電子署名を認めるようにしました。
多くの発明者が自宅で仕事をしていたため、このようなオンライン署名プラットフォームは、宣言書や譲渡書に発明者の署名を得るための一般的なツールとなりました。
現在、多くの従業員がオフィスに戻ってきていますが、人々は生活の様々な場面でDocuSignを使用することに慣れているため、在宅勤務時代の習慣は今後も続くと思われます。しかし、特許文書にDocuSignを使用することに関して、3つの誤解があります。
誤解１：USPTOは「DocuSign署名」を受け入れている
誤解の1つは、ガイダンスの改訂により、USPTOは「DocuSign署名」を受け入れるようになり、あたかも「DocuSign署名」が一枚岩であるかのように思われていることです。しかし、電子署名を作成するためにDocuSignを使用する方法は数多くあり、ガイダンスに準拠しているのは一部のみです。
例えば、署名者は、通常、筆記体の署名の外観を持つスクリプトフォントを採用した署名を選択することがよくあります。このような署名は、署名の前後にスラッシュがないため、USPTOのガイダンスに準拠していません。
幸いなことに、DocuSignではスラッシュを事前に入力することができるため、スラッシュを入れ忘れるリスクを排除することができます。また、USPTOはスラッシュを必要としないマウスや指先による「手書き」署名を認めており、DocuSignは発明者がそのような署名を作成するように設定することが可能です。
誤解２：電子署名のルールは譲渡に適用される
発明者には宣言書と譲渡書が一緒に提示されることが多いため、電子署名に関するUSPTOの規則が宣言書と譲渡書の両方に適用されると思われがちです。
USPTOの規則が適用される宣言書への署名とは異なり、譲渡書への署名は、E-signatures in Global and National Commerce ActやUniform Electronic Transactions Actなどの連邦法や州法にのみ適用されます。
しかし、これらの文書は通常一緒に署名されるため、宣言と譲渡の両方で同じ署名ルールを使用するようにDocuSignを設定することは良い方法です。
また、電子署名された文書の有効性を判断する際には、署名者の意図の証拠が一般的に検討されるため、譲渡人が電子署名を使用することに同意するという文言を譲渡に含めることが推奨されます。
誤解３：外国出願にはウェット式署名が必要
もう一つの誤解は、外国は電子署名を受け入れないというものです。しかし、カナダ知的財産庁は、/s/署名やDocuSignなど、様々な電子署名を認めています。
第二に、オーストラリア、カナダ、ドイツなどの多くの外国では、米国の宣言と譲渡を提出する必要がないため、これらが電子署名されていても問題ありません。
しかし、中国、日本、メキシコでは電子署名が認められておらず、ブラジルの電子署名に関する厳格な要件を満たしていない可能性があります。
PCTに基づく出願からこれらの国への国有化に際しては、発明者が署名した正式な書類を提出する必要はないため、米国の宣言と譲渡が電子署名されていても通常は問題ないはずです。
しかし、発明者や出願人の情報の誤りを国内段階で訂正する必要がある場合、米国の譲渡の写しが必要となる場合があり、電子署名されている場合は拒絶される可能性があります。
国によっては規則が明確ではありません。例えば、インドは発明者の署名入りの書類を要求し、情報技術法では電子署名を認めています。それにもかかわらず、インド特許庁は電子署名を拒否することが知られています。
しかし、これには回避策があります。PCT出願からインドに国内移行する場合、PCT規則4に基づく電子署名の宣言が認められますので、発明者がインドに出願する可能性がある場合は、DocuSignパッケージの一部として含めることが望ましいと言えます。
特に外国出願を予定している場合、ウェット式署名が最も安全なオプションです。しかし、DocuSignを使用する場合、USPTOが承認した署名のみを受け入れるように設定し、譲渡人が電子署名の使用に同意するという文言を譲渡書に追加することが重要です。
参考文献：E-Signing Patent Documents Might Sometimes Be the Wrong Approach
